全國有數以萬計的大大小小的檔案館，其中有許多非常重要的機要檔案，其歷史和社會價值非常高，如何做到檔案資料長期完好保存已成為檔案管理員不得不重視且妥善解決的問題。目前大多數檔案館的溫濕度監測還處于人工記錄數據和人工調控溫濕度的階段，有一部分檔案館已完成由人工到自動化、智能化的升級改造。可以預見在接下來的2-3年里，將有更多的檔案館進行智能化升級，同時新建檔案館將直接將溫濕度監測設計為自動化與智能化，這是檔案管理發展的必然趨勢。

為了有效的對檔案室內基礎環境的實時監測，需要對檔案室內恒溫恒濕空氣調節系統、煙霧火災及防盜系統進行實時監控，在檔案室內安裝物聯網傳感器進行數據的讀取及匯總處理，管理人員在軟件平臺上即可實時查看管理。

對檔案室的環境進行實時和有效監控，是檔案管理者生產工作中經常碰到的問題。很多檔案物品的存儲都需要庫房內的溫度、濕度保持在一個合理平衡的狀態，而檔案室內的環境指數會隨晝夜和季節的變化而變化。大部分檔案室庫房用來調節內部環境的設備一般是空調、換氣扇、除濕機等，為保證溫度濕度的指標需人工不斷干預并做好記錄，而且由于有多個檔案庫房，且檔案庫房可能比較分散，這樣大大增加了人力成本。

分布式檔案室庫房綜合監控系統就是實時自動化采集各庫房環境數據，分析處理后執行相應的指令來控制相應的環境調節設備，從而使被監控的環境保持穩定狀態。